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公司设置专人管理印章需要注意什么?

返回列表 文章类别: 行业新闻 发布日期 :2021-03-24 11:27:18 发布者:signetz 浏览:9

[导读]:印章是代表机关、组织或个人权力的标志。一般情况下公司的印章分为以下几类:公司印章、法定代表人印章、部门印章、财务专用章、合同专用章。在对印章管理上,较大型的企业公司,都会设置专人负责管理;而小型企业多数都是由法定代表人直接掌控的。虽在法律没有明确公章应该归谁保管,但是从风险防控上来说,公

印章是代表机关、组织或个人权力的标志。一般情况下公司的印章分为以下几类:公司印章、法定代表人印章、部门印章、 财务专用章、合同专用章。

 

在对印章管理上,较大型的企业公司,都会设置专人负责管理;而小型企业多数都是由法定代表人直接掌控的。虽在法律没有明确公章应该归谁保管,但是从风险防控上来说,公司印章保管应该保持绝对的独立性,且独立于上市公司控股股东、实际控制人及其关联方,这样才能充分保障公司利益与股东利益。

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专人管理即由公司安排专属的部门或者专职人员管理公章的使用、加印以及登记,该类事项可以制定相应的公司内部制度加以完善。公章由专人保管时,应该明确他的法律责任及加强其思想政治,避免其滥用公章或随意放置、移交他人。同时专管公章的人建议仅限于行政职能部门或者行政人员,避免公章管理人员与具有对外负责销售或者采购的人员身份同一,因为后者对外从事商务活动容易使得权利的行使不透明,难以监控其用章的正当性或合理性。最后公司可利用数字化对公章升级管控,将印章锁进智能设备里,和管理平台、客户端App融合,让人和印章分离管控 ,避免员工监守自盗。

 

8211彩神智能印章机是结合物联网、互联网、云计算和大数据等技术,对传统印章进行智能化远程监督管理,系统可实现人章分离,同时实现远程申请、远程审批、印章全程监控,用印全程记录、盖章记录可溯可查。

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将实体印章统一管理,设备自动锁死印章,实现人章分离管控;系统可对不同的权属人员采取不同的授权,如财务人员、销售人员或分支管理员等,采用严密的授权机制,使授权到位不越位。员工只需通过手机app实行远程审批,线下用印;每次用印都会实时监控拍照,并自动上传盖印文件到云端;后台可全面查看系统中用印记录、用印人员、盖印文件等模板数据,信息一目了然,方便企业事后追溯。

从用印前、用印中、用印后三个环节的闭环对公章进行升级管理,即优化企业的内部管控,又能减少人工成本管理,提升企业管理水平,促进企业高效发展。

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