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知道公章的重要性,但是不知道如何对公章进行规范化管理怎么办?

返回列表 文章类别: 行业新闻 发布日期 :2021-03-15 10:50:49 发布者:signetz 浏览:12

[导读]:在我国,印章对于公司来说有着重要的意义。公司在某一特定的文章上加盖公司印,一般即可代表公司真实的意思表示。因此,加盖了公司印章的文件、合同、信函等,一般推定为是公司意志的体现,是具有法律效力的。也正因如此,常常会出现伪造印章、盗用印章的情况,不少公司因此陷入法律纠纷当中。而这种表现多数是合同上加盖的

在我国,印章对于公司来说有着重要的意义。公司在某一特定的文章上加盖公司印,一般即可代表公司真实的意思表示。因此,加盖了公司印章的文件、合同、信函等,一般推定为是公司意志的体现,是具有法律效力的。也正因如此,常常会出现伪造印章、盗用印章的情况,不少公司因此陷入法律纠纷当中。而这种表现多数是合同上加盖的公章非公司真实的印章,又或者别人签署的文件加印的并非其公司真实的意愿而是某离职人员盗用私盖的。

 

举个简单真实的例子:某建筑公司离职人员伪造了建筑公司印章与某公司签署了挖土机租赁合同,而事后未支付租赁费用,于是某公司起诉了建筑公司,建筑公司通过公章登记使用以及核实合同的约定事项后申请鉴定公章的真实性,由于公章是伪造的,故此某建筑公司无任何法律责任,该挖土机租赁合同所引发的法律责任由签署的具体人员负责。

 

现实中,伪造印章的行为人多种多样,伪造企业印章的目的也各不相同。看似盗盖、私刻印章是一件小事情,但企业印章被盗盖、私刻却会影响到公司的正常运营,严重的甚至会让公司遭到巨额的经济损失。所以,加强印章管理,是事关企业责任的大事。

 

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虽然现在很多企业管理者都意识到印章管理对于防控企业经营风险的重要性,但遗憾的是与印章相关的纠纷和由此暴露出来的管理上的问题却依旧如故。以下是对公司印章管理使用的相关建议:


1、加强印章的管理,尽可能保持印章的唯一性

公司应加强对能够代表公司的公章等一切印章的管理,切勿在对外的文书上同时使用多个不同的印章。否则可能给他人以可乘之机。

2、发现假冒伪造印章及时报案

公司发现假冒印章后,没有采取有效应对措施。对于有关争议事项,可能被认定存有过失,假冒的印章继续使用,风险增大。公司应在发现假章后及时向公安机关报案,提供相关线索,避免其不作为而引发的过错责任。

3、印章遗失、被盗应及时声明作废并报案

若公司印章丢失,应按照相关行政法律法规的规定,履行法定的批准程序刻制使用新的印章。若公司长期未发现印章被盗,可视为公司对公章管理不规范。公司发现印章被盗或遗失后,应及时保护现场并报警,要求公安机关立案或出具不予立案通知书,并自行记录印章被盗过程。最后,要及时通知相关交易伙伴并登报公示,说明印章遗失并声明作废。


4、谨慎加盖空白合同书、授权委托书

加盖好空白合同书、介绍信、授权委托书等,易被他人恶意填写不利于公司的内容或遗失后被他人利用,往往造成公司承担不应有的责任和损失。应尽量避免对外出具盖有项目部的空白合同书、介绍信、授权委托书,如因特殊情况需要开具时,应统一编号登记,以备存查。对于未使用的、使用完的、填写错误的加章空白文书,使用人应一率交回公司,由公司统一存档或销毁。


5、请勿将印章交予挂靠人使用

挂靠情形下,公司本身就承担巨大的风险,再将印章直接交予挂靠人使用,风险将更加放大,可能被挂靠人不当甚至恶意使用,如项目部并非买受人,施工企业却承担了材料、设备等购买责任,或项目部并非租赁人, 却承担了租赁人责任等。无论出于何种考虑,施工企业都不宜将印章交给挂靠人使用。


6、规范公司内部的印章管理

在刻制方面,严格遵守《印章治安管理办法》的印章刻制程序、备案程序。在保管方面,应设置专人保管制度,明确保管责任,明确保管位置,印章的保管人员应签署保管责任书,严禁将印章交由非本单位人员保管以及擅自将印章带离公司使用。在使用方面,应建立严格的审批制度,要求保管人本人盖章,印章保管人在使用印章前,应检查是否按规定的流程、权限办理了用印审批手续, 否则有权拒绝或要求其补办用章手续后使用。在记录方面,每次印章的使用,用章人应在专门的印章使用登记薄上记载用印事项、用印时间、发往单位等信息,印章保管人在用印前,应检查对方登记情况。在使用范围方面,应对印章使用范围作出清楚明确的规定,凡属以施工企业名义对外发文、开具介绍信、报送报表等情形,一律加盖施工企业公章,凡属合同类的使用合同专用章,凡属财务会计业务的使用财务专用章, 职能部门印章仅限部门内部使用等;规范印章的使用范围,避免被司法机关认定印章管理混乱,给企业带来不必要的损失或不利的后果。

 

7、利用科技驱动提升内部风险管控能力

 

企业可利用新型的印章管理模式对印章进行升级管理。如使用8211彩神智能印章管理系统,将印章与“智能硬件+管理平台+App相结合",强化了人员管控,实现人章分离,远程申请、远程审批、印章全程监控,用印全程记录。让企业在印章管理上有效杜绝员工偷盖、乱盖等违规行为。在发生印章被假冒后造成的法律纠纷无法自证“无责” 时,还能快速查询取证。

 

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